Ông Hà Chí Học, Phó Trưởng phòng 7, Thanh tra tỉnh Lào Cai, nghiên cứu, đối chiếu hồ sơ phục vụ công tác chuyên môn. Ảnh: Bùi Bình

Từ những trang giấy đến dữ liệu có thể tìm thấy

Với ngành thanh tra Lào Cai, mỗi vụ việc thường gắn với nhiều tài liệu, biên bản, quyết định và thông tin cần đối chiếu. Tìm đúng một chi tiết giữa những tập hồ sơ được hình thành qua nhiều năm vì thế không phải lúc nào cũng nhanh.

Tại Thanh tra tỉnh Lào Cai, phần việc ấy đang được giải quyết từng bước. Báo cáo quý III/2026 cho biết, trên 75% tài liệu đã được số hóa. Riêng khối hồ sơ giai đoạn 2005-2022 đã hoàn thành số hóa 53 hộp hồ sơ, 139 tập, 38.048 trang; tiếp tục được chuẩn hóa, làm sạch để phục vụ kết nối, chia sẻ.

Con số ấy cho thấy quy mô công việc, nhưng điều đáng nói hơn nằm ở phần việc phía sau. Quét tài liệu chỉ là bước đầu. Những thông tin trong hồ sơ phải được chuẩn hóa, làm sạch để có thể tìm kiếm, đối chiếu và sử dụng khi cần. Với những hồ sơ kéo dài qua nhiều năm, công đoạn này cũng giúp hạn chế tình trạng dữ liệu rời rạc, trùng lặp hoặc khó nhận diện.

“Số hóa hồ sơ không chỉ là đưa tài liệu từ giấy lên máy tính. Quan trọng hơn là sau đó mình có thể tìm, đối chiếu và khai thác được thông tin khi cần. Dữ liệu càng đầy đủ, sạch và có thể kết nối thì người làm thanh tra càng bớt thời gian cho những việc thủ công”, Thanh tra viên Hoàng Đức Trà chia sẻ.

Dòng dữ liệu đi cùng công việc

Sự thay đổi ấy được nhìn rõ hơn ở những công việc thường ngày. 100% lãnh đạo Thanh tra tỉnh sử dụng chữ ký số chuyên dùng; 100% công chức sử dụng phần mềm quản lý văn bản và thư điện tử công vụ. Văn bản đến, đi được tiếp nhận, xử lý, ký số và phát hành trên môi trường mạng, trừ văn bản mật.

Các cơ sở dữ liệu về khiếu nại, tố cáo và báo cáo công tác cũng được cập nhật. Dữ liệu được đặt vào đúng chỗ: phục vụ tra cứu, tổng hợp và xử lý công việc thay vì chỉ để lưu giữ.

Ở khâu tiếp nhận đơn, câu chuyện dữ liệu gắn trực tiếp hơn với người dân. Trong quý III, Thanh tra tỉnh tiếp 9 lượt công dân, tiếp nhận 80 đơn. Tổng số hồ sơ yêu cầu giải quyết trong kỳ là 89 và đã xử lý xong 89/89 hồ sơ. Trong đó, 38 đơn không đủ điều kiện xử lý; 51 đơn đủ điều kiện nhưng không thuộc thẩm quyền, được chuyển hoặc hướng dẫn trả lời theo quy định.

Đằng sau những con số ấy là một yêu cầu rất thực tế: thông tin đã có ở cơ quan thì cần được tìm thấy và sử dụng, thay vì để người dân phải cung cấp lại. Báo cáo cũng xác định việc số hóa, khai thác dữ liệu nhằm giảm thời gian xác minh, hạn chế yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin đã có.

Từ ngày 7/9, Thanh tra tỉnh đưa hệ thống điểm danh FaceID, vân tay vào sử dụng. Nhưng dữ liệu điểm danh không thể tách khỏi đặc thù công việc, bởi cán bộ thanh tra thường xuyên làm việc ngoài trụ sở. Vì vậy, dữ liệu được đối chiếu với lịch công tác, quyết định, giấy mời và xác nhận của đơn vị để phản ánh đúng thời gian làm việc, thay vì chỉ nhìn vào một con số trên hệ thống.

Phía trước vẫn còn những việc phải làm. Thanh tra tỉnh hiện có trên 180 máy tính, khoảng 85% máy tính làm việc được cài phần mềm phòng, chống virus, nhưng chưa được đầu tư thiết bị tường lửa bảo vệ mạng LAN nội bộ. Dữ liệu hình thành qua nhiều thời kỳ, khả năng liên thông giữa một số hệ thống còn hạn chế; năng lực chuyên sâu về dữ liệu, AI và an toàn thông tin của đội ngũ tham mưu cũng cần tiếp tục được nâng lên.

Quý IV/2026, Thanh tra tỉnh đặt mục tiêu hoàn thành các phần việc thuộc “Chiến dịch 90 ngày xây dựng cơ sở dữ liệu tỉnh Lào Cai” trước ngày 30/10; tiếp tục rà soát, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu, duy trì xử lý điện tử, ký số, số hóa hồ sơ; đồng thời đào tạo thêm kỹ năng về dữ liệu, AI và an toàn thông tin.

Những tập hồ sơ cũ vì thế chưa khép lại câu chuyện của mình khi được đưa lên môi trường số. Sau mỗi trang giấy được chuyển đổi vẫn còn một việc quan trọng hơn: làm cho dữ liệu có thể tìm thấy, được đối chiếu và đi vào công việc đúng lúc. Khi ấy, số hóa không còn chỉ là chuyện lưu trữ, mà trở thành một cách để những thông tin từng nằm yên trong hồ sơ tiếp tục có ích trong công việc hôm nay.