Chức năng chính của Chi cục là giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.

Theo đó, Chi cục Văn thư Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật. Chi cục Văn thư Lưu trữ có Chi cục trưởng và không quá 2 Phó Chi cục trưởng, có 4 phòng chuyên môn nghiệp vụ gồm: Phòng hành chính tổng hợp; phòng quản lý văn thư lưu trữ; phòng thu thập chỉnh lý tài liệu; phòng tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ.

Công chức, viên chức thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ Thanh Hóa phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ  thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh.

Văn Thanh