(Thanh tra) - Đến ngày 30/9/2026, Đảng ủy Thanh tra tỉnh Cao Bằng đã hoàn thành số hóa 78/78 hồ sơ đảng viên. Cùng với kết quả này, Thanh tra tỉnh đang rà soát, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu để phục vụ việc xây dựng nền tảng dữ liệu số ngành Thanh tra.
Từ những bộ hồ sơ đảng viên được kiểm tra, phân loại đến khối tài liệu nghiệp vụ cần chuẩn bị để quét, số hóa, công việc chuyển đổi số tại Thanh tra tỉnh Cao Bằng đang bắt đầu từ một khâu ít được chú ý: Rà soát và chuẩn hóa hồ sơ trước khi chuyển sang dạng dữ liệu điện tử.
Đây không đơn thuần là thao tác quét tài liệu giấy thành tệp điện tử. Muốn hồ sơ được quản lý, tra cứu và sử dụng thuận tiện trên môi trường số, tài liệu trước hết phải được kiểm tra, phân loại, sắp xếp, bảo đảm thông tin đầy đủ, chính xác và thống nhất.
Với hồ sơ đảng viên, Thanh tra tỉnh đã có kết quả cụ thể. Với hồ sơ nghiệp vụ của ngành, công việc tiếp tục đòi hỏi sự phối hợp giữa các đơn vị, cùng yêu cầu bảo đảm chất lượng và an toàn thông tin.
Từ 78 hồ sơ đảng viên đến yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu
Đảng bộ Thanh tra tỉnh Cao Bằng có 4 chi bộ trực thuộc với 78 đảng viên, gồm 76 đảng viên chính thức và 2 đảng viên dự bị. Thực hiện kế hoạch của Đảng ủy UBND tỉnh, Đảng ủy Thanh tra tỉnh đã tổ chức rà soát, phân loại, kiểm tra, sắp xếp hồ sơ trước khi triển khai số hóa.
Ngày 28/8/2026, Đảng ủy Thanh tra tỉnh ban hành Kế hoạch số 248-KH/ĐU. Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, phân loại hồ sơ, ngày 7/9/2026, đơn vị ban hành Quyết định số 250-QĐ/ĐU thành lập Tổ công tác số hóa hồ sơ đảng viên.
Đến ngày 30/9/2026, Tổ công tác đã cơ bản hoàn thành số hóa 78/78 hồ sơ, đạt 100%.
Kết quả này đánh dấu việc hoàn thành một đầu việc cụ thể trong chuyển đổi số công tác Đảng tại cơ quan. Tuy nhiên, số lượng hồ sơ được số hóa mới là một phần của công việc. Dữ liệu còn phải được cập nhật, bổ sung khi có thay đổi; việc quản lý, khai thác phải bảo đảm đúng quy định, đặc biệt đối với thông tin đảng viên.
Vì vậy, Đảng ủy Thanh tra tỉnh tiếp tục đặt yêu cầu duy trì việc cập nhật, bổ sung dữ liệu, bảo đảm hồ sơ được quản lý đầy đủ, chính xác và an toàn. Công việc không dừng ở thời điểm hoàn thành số hóa, mà còn gắn với quá trình sử dụng và cập nhật hồ sơ về sau.
Khâu chuẩn bị quyết định chất lượng số hóa
Ở phạm vi chuyên môn, Thanh tra tỉnh Cao Bằng đang phối hợp triển khai dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra” theo chỉ đạo của Thanh tra Chính phủ và UBND tỉnh.
Khác với hồ sơ đảng viên do Đảng ủy Thanh tra tỉnh tổ chức số hóa, nhiệm vụ này liên quan đến việc rà soát, chuẩn bị và cung cấp hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi quản lý của ngành Thanh tra đang được lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, phục vụ công tác quét, số hóa theo yêu cầu của dự án.
Để thực hiện nhiệm vụ, Thanh tra tỉnh đã ban hành các văn bản hướng dẫn, đề nghị và đôn đốc các đơn vị phối hợp rà soát, cung cấp tài liệu. Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo Văn phòng và các phòng nghiệp vụ phân loại, sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ đang lưu trữ; đồng thời bố trí địa điểm, chuẩn bị điều kiện kỹ thuật và phân công công chức đầu mối phối hợp với Ban Quản lý các dự án Chuyển đổi số và Đầu tư xây dựng Thanh tra Chính phủ.
Các hồ sơ được rà soát, sắp xếp trước khi bàn giao cho Tổ công tác thực hiện quét, số hóa. Quá trình này không chỉ phục vụ tiến độ mà còn nhằm hạn chế thiếu sót trong tài liệu đầu vào, tạo thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu và khai thác sau khi hoàn thành số hóa.
Một yêu cầu xuyên suốt là bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, tài liệu, trong đó có việc quản lý hồ sơ đúng quy định và bảo vệ bí mật Nhà nước. Đây là điều kiện quan trọng đối với tài liệu nghiệp vụ ngành Thanh tra, vốn được sử dụng trong nhiều hoạt động chuyên môn khác nhau.
Theo thông tin từ Thanh tra tỉnh, công tác quét, số hóa hồ sơ, tài liệu phấn đấu hoàn thành trước ngày 15/10/2026. Việc theo dõi tiến độ, phối hợp xử lý những nội dung phát sinh và bảo đảm chất lượng tài liệu bàn giao vì thế tiếp tục là những khâu cần được chú trọng.
Từ kết quả số hóa hồ sơ đảng viên đến công tác chuẩn bị tài liệu phục vụ nền tảng dữ liệu số ngành Thanh tra, có thể thấy chuyển đổi số tại Thanh tra Cao Bằng được triển khai qua những nhiệm vụ cụ thể, với các phạm vi và tiến độ khác nhau.
Điểm chung giữa các nhiệm vụ không chỉ là chuyển hồ sơ giấy sang dạng điện tử, mà còn là yêu cầu làm tốt khâu rà soát, chuẩn hóa và bảo vệ dữ liệu. Bởi nếu hồ sơ đầu vào thiếu, sai hoặc chưa được sắp xếp thống nhất, việc số hóa dù hoàn thành về số lượng cũng khó bảo đảm hiệu quả khai thác lâu dài.
