(Thanh tra) - Chiều ngày 18/3, đề tài khoa học “Chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ” do bà Huỳnh Thị Xuân Đào, Phó Chánh Văn phòng Thanh tra Chính phủ làm chủ nhiệm đã tổ chức hội thảo hoàn thiện đề cương nghiên cứu.
Đây là bước quan trọng nhằm định hình rõ nội dung, mục tiêu và giải pháp cho quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực đặc thù của ngành Thanh tra.
Trình bày đề cương nghiên cứu, bà Huỳnh Thị Xuân Đào cho biết, chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ là quá trình thay đổi toàn diện từ phương thức quản lý truyền thống dựa trên giấy tờ, lưu trữ vật lý sang phương thức quản lý dựa trên dữ liệu số và công nghệ số.
Theo đó, hồ sơ của Thanh tra Chính phủ sẽ không còn là những tập tài liệu tĩnh mà trở thành “tài sản số” có khả năng kết nối, chia sẻ, khai thác linh hoạt, hỗ trợ quá trình ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Đây được xem là nội dung cốt lõi, phản ánh bản chất của chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ.
Theo chủ nhiệm đề tài cho biết, Thanh tra Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản định hướng và kế hoạch cụ thể nhằm thúc đẩy quá trình này, trong đó có việc xây dựng và triển khai các nền tảng số dùng chung, hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử, cũng như các cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
Tuy nhiên, trước yêu cầu đổi mới quản lý nhà nước, phương thức quản lý hồ sơ truyền thống đã bộc lộ nhiều hạn chế như tốn kém chi phí lưu trữ, khó khăn trong tra cứu, chia sẻ thông tin, tiềm ẩn rủi ro mất mát, hư hỏng. Do đó, việc chuyển đổi sang mô hình quản lý hồ sơ số là yêu cầu cấp thiết.
Cũng theo chủ nhiệm đề tài, mục tiêu của chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ là nâng cao hiệu quả hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng; đồng thời tăng cường tính công khai, minh bạch và khả năng giám sát của xã hội với hoạt động thanh tra
Thực tế cho thấy, Thanh tra Chính phủ đã đạt được một số kết quả tích cực trong quá trình chuyển đổi số. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử đã giúp giảm đáng kể việc sử dụng giấy tờ, nâng cao hiệu quả xử lý công việc.
Việc số hóa hồ sơ thanh tra, khiếu nại, tố cáo và xây dựng các cơ sở dữ liệu điện tử đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, chia sẻ thông tin, góp phần nâng cao tính minh bạch.
Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo và xây dựng cơ sở dữ liệu về phòng, chống tham nhũng đã hỗ trợ tích cực cho công tác chuyên môn, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành.
Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ vẫn còn không ít khó khăn, thách thức. Một trong những vấn đề lớn là hành lang pháp lý chưa thực sự hoàn thiện, đặc biệt là quy định về giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử. Trong nhiều trường hợp, hồ sơ giấy vẫn được yêu cầu để đối chiếu, gây lãng phí và kéo dài thời gian xử lý công việc.
Các quy định về bảo mật và an toàn thông tin còn mang tính chung chung, chưa cụ thể hóa cho lĩnh vực quản lý hồ sơ. Chưa có cơ chế rõ ràng về phân quyền truy cập, trách nhiệm bảo mật cũng như xử lý vi phạm khi xảy ra sự cố dữ liệu.
Về tổ chức thực hiện, việc thiếu chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ số dẫn đến sự không đồng bộ giữa các đơn vị. Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử chưa được kết nối hiệu quả với các bộ, ngành và địa phương. Đồng thời, nguồn nhân lực phục vụ chuyển đổi số còn hạn chế về kỹ năng và kiến thức chuyên môn.
Ngoài ra, tỷ lệ hồ sơ giấy vẫn còn lớn, việc số hóa chưa được triển khai đồng bộ. Nhiều hồ sơ quan trọng vẫn đang được lưu trữ thủ công, tiềm ẩn rủi ro và hạn chế khả năng khai thác.
Trước thực trạng đó, việc nghiên cứu đề tài “Chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ” có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Đề tài không chỉ góp phần làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn mà còn đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả chuyển đổi số trong lĩnh vực này.
Cho ý kiến tại hội thảo, các đại biểu nhấn mạnh: Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành động lực phát triển quan trọng, việc hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ không chỉ là yêu cầu tất yếu mà còn là cơ hội để ngành Thanh tra nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động, đáp ứng kỳ vọng của người dân và doanh nghiệp.
Theo các đại biểu, đề tài đã tiếp cận đúng và trúng những vấn đề cốt lõi, phản ánh rõ yêu cầu hiện đại hóa hoạt động quản lý hồ sơ gắn với xây dựng Chính phủ số.
Tuy nhiên, một số ý kiến đề nghị chủ nhiệm đề tài cần làm rõ hơn các tiêu chí đánh giá hiệu quả chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ.
Làm rõ hơn đặc thù quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ trên môi trường số, nhất là tính chất nhạy cảm, liên quan trực tiếp đến hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực.
Trong đó, cần phân tích sâu các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi số như hành lang pháp lý, hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực và mức độ sẵn sàng của dữ liệu.
Đại biểu cũng đề nghị bổ sung định hướng phát triển trong thời gian tới, bám sát các chủ trương lớn của Đảng về chuyển đổi số, gắn với xây dựng Chính phủ số và quản trị công hiện đại.
Đồng thời, cần hoàn thiện các giải pháp bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu, cơ chế chia sẻ và liên thông dữ liệu giữa các cơ quan.
Về kiến nghị, đề tài cần đề xuất cụ thể đối với Thanh tra Chính phủ trong việc ban hành quy chuẩn, quy trình thống nhất và tăng cường đầu tư nguồn lực cho chuyển đổi số.
Nếu được triển khai hiệu quả, chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ sẽ tạo ra bước đột phá trong hoạt động của Thanh tra Chính phủ, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và phục vụ tốt hơn cho sự phát triển của đất nước trong giai đoạn mới.
