Bà Huỳnh Thị Xuân Đào, Phó Chánh Văn phòng Thanh tra Chính phủ trình bày nội dung nghiên cứu. Ảnh: TH

Nhận diện bức tranh chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ

Tại hội thảo, bà Huỳnh Thị Xuân Đào, cho biết, chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ không chỉ là yêu cầu tất yếu trong tiến trình xây dựng Chính phủ số mà còn là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành, đáp ứng yêu cầu đổi mới hoạt động của ngành Thanh tra trong giai đoạn hiện nay.

Theo bà Đào, kết quả nghiên cứu cho thấy những năm gần đây, hệ thống chủ trương, chính sách và hành lang pháp lý phục vụ chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ ngày càng được hoàn thiện.

Bên cạnh các chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước về chuyển đổi số, Thanh tra Chính phủ đã ban hành nhiều quy định nội bộ về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản điện tử, chữ ký số, bảo vệ bí mật Nhà nước cũng như triển khai Dự án Xây dựng nền tảng và dữ liệu số của ngành Thanh tra.

Đặc biệt, việc thành lập Ban Chỉ đạo về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và cải cách hành chính cùng chủ trương đầu tư Dự án Xây dựng nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra đã tạo nền tảng quan trọng để chuyển đổi từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang quản trị dữ liệu số theo nguyên tắc "đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất và dùng chung".

Theo kết quả khảo sát của đề tài, Thanh tra Chính phủ đã xác định 137 loại hồ sơ, tài liệu cần số hóa, tập trung vào bốn nhóm lớn gồm: Hồ sơ thanh tra; hồ sơ tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; hồ sơ phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực và hồ sơ phục vụ chức năng quản lý Nhà nước.

Trong đó, nhóm hồ sơ tiếp công dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo chiếm tới khoảng 87% tổng số loại hồ sơ cần số hóa, phản ánh đúng đặc thù hoạt động của ngành.

Toàn cảnh hội thảo. Ảnh: TH

Bà Đào cho biết, một trong những thuận lợi lớn hiện nay là khối tài liệu lưu trữ của Thanh tra Chính phủ đã được chỉnh lý gần như hoàn toàn.

Theo số liệu khảo sát, đến giữa năm 2025, cơ quan đã chỉnh lý 5.784 hồ sơ, đạt gần 98%; tuy nhiên tỷ lệ hồ sơ được số hóa mới đạt khoảng 25,8%. Điều này cho thấy khó khăn hiện nay không nằm ở chất lượng hồ sơ mà chủ yếu ở nguồn lực triển khai số hóa, bao gồm nhân lực, kinh phí, trang thiết bị và quy trình tổ chức thực hiện.

Đề tài cũng chỉ ra rằng, hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Thanh tra Chính phủ đã được triển khai khá đồng bộ; phần lớn văn bản hành chính không mật được xử lý trên môi trường điện tử, sử dụng chữ ký số và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý.

Tuy nhiên, việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, cũng như quản lý hồ sơ điện tử theo vòng đời vẫn còn nhiều hạn chế; tình trạng xử lý song song giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử vẫn diễn ra khá phổ biến.

Đối với từng nhóm hồ sơ nghiệp vụ, đề tài cho thấy mức độ chuyển đổi số chưa đồng đều. Hồ sơ thanh tra đã bước đầu áp dụng chữ ký số và xử lý văn bản điện tử, song nhiều tài liệu nghiệp vụ quan trọng như nhật ký đoàn thanh tra, biên bản làm việc, tài liệu chứng cứ vẫn chủ yếu tồn tại dưới dạng giấy.

Trong khi đó, hồ sơ tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo gặp nhiều khó khăn do khối lượng lớn, tính chất phức tạp và yêu cầu cập nhật dữ liệu giữa Trung ương với địa phương.

Đối với hồ sơ kiểm soát tài sản, thu nhập, mức độ chuyển đổi số còn thấp do phần lớn vẫn được kê khai trên giấy và chưa hình thành dữ liệu có cấu trúc phục vụ phân tích, khai thác.

Bên cạnh những kết quả đạt được, chủ nhiệm đề tài cũng thẳng thắn chỉ ra nhiều hạn chế như nhận thức về chuyển đổi số chưa đồng đều; quy định về hồ sơ điện tử chưa đầy đủ; hạ tầng kỹ thuật, nguồn nhân lực còn thiếu; công tác đào tạo chưa đáp ứng yêu cầu; việc chia sẻ, kết nối dữ liệu giữa các đơn vị còn hạn chế.

Những yếu tố này đang ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ.

Đề xuất nhiều giải pháp tháo gỡ điểm nghẽn trong quản lý hồ sơ

Tại hội thảo, các đại biểu đánh giá cao cách tiếp cận của đề tài khi khảo sát thực trạng trên cả phương diện thể chế, tổ chức thực hiện và kết quả chuyển đổi số đối với từng nhóm hồ sơ nghiệp vụ.

Các đại biểu góp ý vào nội dung đề tài. Ảnh: TH

Nhiều ý kiến cho rằng đây là một công trình nghiên cứu có giá trị thực tiễn, phản ánh khá đầy đủ bức tranh chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ của Thanh tra Chính phủ hiện nay.

Các đại biểu cũng nhận định, trong bối cảnh ngành Thanh tra đang triển khai đồng thời nhiều nhiệm vụ lớn như kiện toàn tổ chức bộ máy, xây dựng nền tảng dữ liệu số và thực hiện các cơ sở dữ liệu quốc gia, việc chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ cần được triển khai theo lộ trình phù hợp, lấy dữ liệu làm trung tâm.

Theo các đại biểu, cùng với việc đầu tư hạ tầng công nghệ, cần tiếp tục hoàn thiện quy trình nghiệp vụ đối với hồ sơ điện tử, xây dựng tiêu chuẩn dữ liệu thống nhất, tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ và công nghệ thông tin, đồng thời đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn nhằm bảo đảm việc lập, quản lý và khai thác hồ sơ điện tử được thực hiện đồng bộ trong toàn cơ quan.

Nhiều đại biểu cũng đề nghị đề tài tiếp tục làm rõ các giải pháp về quản lý hồ sơ điện tử đối với tài liệu mật, cơ chế phân quyền khai thác dữ liệu, cũng như lộ trình chuyển đổi từ quản lý hồ sơ truyền thống sang quản trị dữ liệu số. Đây được xem là những nội dung quan trọng, góp phần hoàn thiện cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc xây dựng nền tảng dữ liệu số của ngành Thanh tra trong thời gian tới, đáp ứng yêu cầu đổi mới hoạt động thanh tra và xây dựng nền hành chính hiện đại.