(Thanh tra) - Mới đây, Thanh tra tỉnh Đồng Tháp đã ban hành Kết luận thanh tra số 3404/KL-TTT về trách nhiệm công tác quản lý nhà nước về hành chính tư pháp đối với Sở Tư pháp tỉnh và việc chấp hành pháp luật trong lĩnh vực hành chính tư pháp tại UBND xã Thường Phước và UBND xã Bình Phú.
Bên cạnh những kết quả đạt được, Thanh tra tỉnh Đồng Tháp đã chỉ ra nhiều hạn chế, thiếu sót trong việc giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), quản lý sổ sách hộ tịch và chấp hành quy định pháp luật.
Nỗ lực tham mưu và quản lý ngành
Theo kết luận thanh tra do Chánh Thanh tra tỉnh Đồng Tháp Trần Ngô Minh Tuấn ký ban hành, trong thời kỳ thanh tra, Sở Tư pháp tỉnh đã quan tâm thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực hành chính tư pháp. Đơn vị đã chủ động tham mưu UBND tỉnh trình HĐND tỉnh hoặc ban hành theo thẩm quyền các văn bản quy phạm pháp luật triển khai thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực quốc tịch, hộ tịch, bồi thường nhà nước, đăng ký biện pháp bảo đảm và nuôi con nuôi. Đồng thời, Sở Tư pháp đã kịp thời tổ chức hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ đối với các địa phương, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ giải quyết TTHC và không phát sinh đơn thư khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực được thanh tra.
Đối với UBND xã Thường Phước và UBND xã Bình Phú, hai địa phương đã chủ động triển khai các quy định cấp trên, thực hiện niêm yết công khai TTHC, phân công công chức tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi cơ bản đúng trình tự, thủ tục và thời hạn quy định. Việc liên thông TTHC trên môi trường điện tử và thực hiện chế độ báo cáo thống kê ngành Tư pháp được quan tâm thực hiện.
Bên cạnh những ưu điểm, Thanh tra tỉnh Đồng Tháp đã chỉ ra nhiều tồn tại, hạn chế tại Sở Tư pháp. Cụ thể, trong công tác tham mưu ban hành TTHC, thủ tục cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam ở trong nước ban hành kèm theo Quyết định số 1136/QĐ-UBND có viện dẫn căn cứ pháp lý là Nghị định số 16/2020/NĐ-CP – văn bản quy phạm pháp luật đã hết hiệu lực từ ngày 1/7/2025.
Trong việc tiếp nhận và giải quyết TTHC lĩnh vực quốc tịch, Sở Tư pháp để xảy ra tình trạng trễ hạn kéo dài. Từ ngày 1/7/2025 đến 31/12/2025, trong 12 trường hợp cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam, có 9/12 hồ sơ trả kết quả quá hạn; 3/12 hồ sơ giải quyết quá hạn nhưng không có văn bản xin lỗi và đề nghị gia hạn thời gian giải quyết theo quy định; có 1 hồ sơ xin lỗi nhưng không đúng thời gian quy định.
Sang đầu năm 2026, Sở Tư pháp tiếp tục có 3/13 hồ sơ hẹn trả kết quả không đúng thời hạn và 2/13 hồ sơ cấp Giấy xác nhận có quốc tịch Việt Nam chưa bảo đảm thời hạn.
Đối với thủ tục cấp Giấy xác nhận là người gốc Việt Nam, Sở Tư pháp thực hiện chưa bảo đảm yêu cầu về lưu trữ hồ sơ điện tử và thời gian giải quyết (có hồ sơ trễ hẹn đến 44 ngày 3 giờ 1 phút). Trong thủ tục xin trở lại quốc tịch Việt Nam, Sở ghi không chính xác thông tin người dân trên Giấy tiếp nhận hồ sơ, đơn đăng ký ghi chưa đầy đủ và chưa bảo đảm thời hạn hoàn tất hồ sơ trình Chủ tịch UBND tỉnh sau khi có kết quả xác minh của công an. Ngoài ra, Sở Tư pháp không thực hiện mở Sổ quản lý hồ sơ quốc tịch năm 2025 theo quy định.
Về công khai phí, lệ phí hộ tịch, việc niêm yết tại điểm thu chưa thuận tiện cho người dân tiếp cận do mã QR khi quét chưa hiển thị nội dung.
Sai phạm về thẩm quyền, sổ sách hộ tịch và thu phí tại cấp xã
Tại cấp xã, Thanh tra tỉnh Đồng Tháp ghi nhận nhiều thiếu sót về mặt pháp lý và nghiệp vụ. Tại UBND xã Thường Phước, Chủ tịch UBND xã chưa ban hành văn bản phân công, ủy quyền cụ thể cho Phó Chủ tịch UBND xã Nguyễn Hoàng Nhung khi ký thay Phó Chủ tịch UBND xã Lê Hùng Cường trong từng thời điểm cụ thể. Đáng chú ý, xã từng phân công 2 cán bộ không chuyên trách thực hiện ký vào các hồ sơ, tài liệu, Sổ hộ tịch – chưa đúng quy định Luật Hộ tịch năm 2014 (đến tháng 5/2026 xã mới chính thức tuyển dụng công chức).
Trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và nuôi con nuôi ở cả hai xã Thường Phước và Bình Phú còn nhiều sai sót về sổ sách. Việc ghi chép Sổ hộ tịch còn sử dụng mực màu đỏ, viết tắt, tẩy xóa, bỏ trống cột thông tin; chưa thực hiện đóng dấu giáp lai ngay từ khi mở sổ hoặc chưa thực hiện khóa sổ cuối năm theo quy định.
Bên cạnh đó, hồ sơ thủ tục thiếu chặt chẽ. Giải quyết hồ sơ đăng ký lại khai sinh khi người dân vẫn còn bản chính Giấy khai sinh; người yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc trích lục không có văn bản ủy quyền; giải quyết thừa TTHC (tách nhập thủ tục nhận cha con và khai sinh không đúng quy định); chưa thực hiện số hóa đầy đủ thành phần hồ sơ trên hệ thống…
Ngoài ra, 2 xã còn sai phạm trong đăng ký nuôi con nuôi. Tại xã Thường Phước, hồ sơ nhận con nuôi đối với trẻ đủ 9 tuổi chưa thể hiện việc lấy ý kiến đồng ý của trẻ; lấy ý kiến cha mẹ đẻ cùng ngày tổ chức giao nhận con là chưa đúng trình tự. Đặc biệt, xã đã thu sai lệ phí đăng ký nuôi con nuôi 400.000 đồng đối với trường hợp nhận cháu ruột làm con nuôi (xã đã trả lại số tiền này trước khi kết thúc thanh tra).
Cả 2 xã Thường Phước và Bình Phú thực hiện gửi số tiền phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch vào tài khoản phí chờ nộp ngân sách chưa đúng quy định hoặc nộp trễ.
Quy rõ trách nhiệm, kiến nghị họp rút kinh nghiệm và chấn chỉnh
Thanh tra tỉnh Đồng Tháp xác định nguyên nhân của hạn chế, thiếu sót đến từ cả yếu tố khách quan như quy định pháp luật thay đổi, áp lực số hóa, khối lượng công việc lớn lẫn chủ quan công tác tự kiểm tra, rà soát chưa thường xuyên; việc nghiên cứu, vận dụng quy định mới chưa kịp thời; công tác kiểm tra, giám sát của người đứng đầu có lúc chưa sâu sát.
Về trách nhiệm, Thanh tra tỉnh Đồng Tháp nêu rõ trách nhiệm đối với Giám đốc Sở Tư pháp (trách nhiệm người đứng đầu), Phó Giám đốc Sở phụ trách, lãnh đạo Phòng Hành chính và Bổ trợ tư pháp, cùng các công chức trực tiếp tham mưu, giải quyết hồ sơ. Tại cấp xã, trách nhiệm thuộc về Chủ tịch UBND xã, Phó Chủ tịch UBND xã phụ trách, lãnh đạo Văn phòng HĐND - UBND, Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công và các công chức Tư pháp - Hộ tịch liên quan.
Từ kết quả thanh tra, Chánh Thanh tra tỉnh Đồng Tháp đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp tổ chức họp rút kinh nghiệm đối với các cá nhân có liên quan; Chủ tịch UBND xã Thường Phước và Chủ tịch UBND xã Bình Phú tổ chức họp rút kinh nghiệm đối với lãnh đạo UBND xã, Trung tâm Phục vụ hành chính công và kiểm điểm, rút kinh nghiệm đối với công chức Tư pháp - Hộ tịch.
Giao Sở Tư pháp khắc phục ngay sự cố mã QR niêm yết phí, lệ phí; rà soát tham mưu thay thế Quyết định số 1136/QĐ-UBND do viện dẫn văn bản hết hiệu lực; Tăng cường tập huấn nghiệp vụ cho lực lượng công chức Tư pháp - Hộ tịch cấp xã; đẩy mạnh kiểm tra chuyên ngành; rà soát báo cáo Bộ Tư pháp tháo gỡ vướng mắc nghiệp vụ hộ tịch phát sinh trên địa bàn.
Đồng thời chỉ đạo UBND hai xã Thường Phước và Bình Phú chấn chỉnh toàn diện quy trình tiếp nhận, giải quyết TTHC, công tác ghi chép sổ sách và thu nộp phí, lệ phí theo đúng quy định pháp luật.
