Ảnh minh họa: IT

Có sai sót trong hồ sơ nghiệp vụ

Theo Thanh tra Thành phố Hà Nội, qua thanh tra cho thấy, nhìn chung các tổ chức hành nghề công chứng đã chấp hành tương đối đầy đủ các quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động công chứng; tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế, sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ cần được khắc phục.

Tại Văn phòng công chứng Đào Duy An, Thanh tra Thành phố Hà Nội ghi nhận đơn vị hoạt động tại đúng trụ sở đã đăng ký, cơ sở vật chất khang trang, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân và có phòng lưu trữ hồ sơ riêng. Biển hiệu, việc niêm yết nội quy, thủ tục công chứng, biểu phí và thù lao công chứng được thực hiện đầy đủ theo quy định.

Kiểm tra ngẫu nhiên nhiều hồ sơ công chứng, chứng thực và nhận thấy phần lớn hồ sơ được lưu trữ khoa học, đầy đủ thành phần theo quy định của Luật Công chứng năm 2014. Việc thu phí công chứng, phí chứng thực và thù lao công chứng cũng được thực hiện đúng quy định của Bộ Tài chính và UBND thành phố Hà Nội.

Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế như hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất năm 2022 có lời chứng chưa ghi đầy đủ thông tin giấy tờ tùy thân của người đại diện bên nhận thế chấp theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Bên cạnh đó, một số hồ sơ công chứng bản dịch còn thiếu chữ ký của công chứng viên và người phiên dịch trên từng trang bản dịch hoặc chưa đánh số trang đối với văn bản có từ hai trang trở lên. Các hành vi này thuộc trường hợp vi phạm hành chính theo quy định của Nghị định 82/2020/NĐ-CP, tuy nhiên đã hết thời hiệu xử phạt.

Thanh tra Thành phố Hà Nội yêu cầu Văn phòng công chứng Đào Duy An tổ chức kiểm điểm, rút kinh nghiệm và báo cáo kết quả khắc phục trong thời hạn 30 ngày kể từ khi nhận kết luận thanh tra.

Tại Văn phòng công chứng Hoàng Mai, kết quả thanh tra cho thấy đơn vị có trụ sở, cơ sở vật chất đảm bảo điều kiện hoạt động; việc niêm yết thủ tục, biểu phí, thù lao công chứng được thực hiện đầy đủ.

Văn phòng đã lập sổ theo dõi hoạt động, thực hiện báo cáo thống kê đúng quy định và tham gia bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên. Các khoản thu phí công chứng, chứng thực cũng được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra hồ sơ công chứng, Đoàn thanh tra phát hiện một số sai sót như: hồ sơ công chứng hợp đồng thế chấp năm 2020 không lưu đầy đủ tài liệu; một số văn bản công chứng ghi lời chứng chưa đúng mẫu hướng dẫn; có trường hợp sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng chưa đúng quy định.

Ngoài ra, năm 2023 có công chứng viên tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng chưa đủ thời gian theo quy định. Các vi phạm này đều đã hết thời hiệu xử phạt hành chính nhưng cần được chấn chỉnh.

Đối với Văn phòng công chứng Phan Xuân (nay là Văn phòng công chứng Thăng Long), Thanh tra Thành phố Hà Nội ghi nhận cơ bản thực hiện tốt các quy định về tổ chức và hoạt động công chứng.

Văn phòng có cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu hoạt động, thực hiện niêm yết đầy đủ các thủ tục, biểu phí và quy định tại trụ sở. Việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên, ký hợp đồng với cộng tác viên phiên dịch, thực hiện báo cáo thống kê và lập sổ nghiệp vụ được thực hiện đúng quy định.

Đáng chú ý, sau kết luận thanh tra trước đó của Thanh tra Bộ Tư pháp, Văn phòng đã khắc phục nhiều tồn tại như mức phí bảo hiểm nghề nghiệp tối thiểu cho công chứng viên, việc báo cáo tiếp nhận tập sự hành nghề công chứng và lập sổ công chứng theo đúng mẫu quy định.

Tuy vậy, thanh tra vẫn ghi nhận một số sai sót như ghi nhầm thông tin trong sổ công chứng năm 2024; một số công chứng viên trước đây chưa tham gia đầy đủ bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng theo quy định; và một hồ sơ công chứng có biên bản định giá tài sản chưa ghi rõ tên người đại diện ký.

Tại Phòng công chứng số 6 và Văn phòng công chứng Phùng Quân, kết luận thanh tra cho thấy Phòng công chứng số 6 thành phố Hà Nội cơ bản thực hiện đúng quy định về tổ chức và hoạt động công chứng. Các sổ nghiệp vụ được lập đầy đủ, việc thu phí và thù lao công chứng đúng quy định, hồ sơ lưu trữ tương đối đầy đủ.

Tuy nhiên, một số hồ sơ vẫn còn tồn tại như lời chứng chưa ghi đầy đủ nội dung theo mẫu quy định, đánh số trang chưa chính xác hoặc trùng số công chứng trong một số trường hợp.

Đối với Văn phòng công chứng Phùng Quân, đơn vị có trụ sở và cơ sở vật chất rộng rãi, trang thiết bị hiện đại, đáp ứng yêu cầu phục vụ người dân. Văn phòng cũng thực hiện niêm yết đầy đủ quy định, mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định.

Tăng cường kiểm tra, chấn chỉnh hoạt động công chứng

Từ kết quả thanh tra, Thanh tra Thành phố kiến nghị các tổ chức hành nghề công chứng nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm và khắc phục các tồn tại, hạn chế đã được chỉ ra; đồng thời báo cáo kết quả thực hiện kết luận thanh tra trong thời hạn 30 ngày.

Đối với Sở Tư pháp thành phố Hà Nội, Thanh tra Thành phố đề nghị tổ chức chấn chỉnh các sai phạm đã được phát hiện, đồng thời rút kinh nghiệm chung cho các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn.

Mục tiêu là kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý các sai phạm trong hoạt động công chứng, chứng thực, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự.

Bên cạnh đó, cần tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các tổ chức hành nghề công chứng nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý các vi phạm, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, bảo đảm tính an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự trên địa bàn Thủ đô.

Thanh tra thành phố Hà Nội yêu cầu các văn phòng công chứng được thanh tra nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm và khắc phục các tồn tại, hạn chế đã được chỉ ra.

Các đơn vị phải báo cáo kết quả thực hiện kết luận thanh tra trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được kết luận.