Ảnh minh họa: IT

Theo Kết luận thanh tra số 1602/KL-TTTP-NV5 ngày 27/2/2026 của Thanh tra TP Hà Nội, hiện trên địa bàn Hà Nội có 122 tổ chức hành nghề công chứng, gồm 10 phòng công chứng và 112 văn phòng công chứng, với 483 công chứng viên.

Trong đó, phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tư pháp TP Hà Nội; văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình công ty hợp danh.

Sở Tư pháp là cơ quan tham mưu cho UBND TP Hà Nội thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng, bao gồm các nhiệm vụ như: đăng ký hành nghề công chứng viên, cấp và thu hồi thẻ công chứng viên, quản lý tập sự hành nghề, cấp đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng và thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng trên địa bàn.

Kết quả thanh tra cho thấy trong giai đoạn được kiểm tra (các năm 2020, 2021 và 2024), Sở Tư pháp đã triển khai tương đối đầy đủ các nhiệm vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.

Cụ thể, Sở đã tổ chức 12 hội nghị, tọa đàm nhằm tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng; phối hợp với các cơ quan báo chí tuyên truyền pháp luật về công chứng; thực; hiện công tác thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng.

Trong lĩnh vực quản lý nhân sự công chứng viên có 179 hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên được tiếp nhận; 375 hồ sơ cấp thẻ công chứng viên, 66 hồ sơ cấp lại thẻ; 247 hồ sơ xóa đăng ký hành nghề và thu hồi thẻ do chấm dứt hành nghề; 3 công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề; 11 trường hợp miễn nhiệm công chứng viên.

Công tác quản lý tập sự hành nghề công chứng cũng được triển khai với quy mô lớn: 797 người đăng ký tập sự hành nghề công chứng; 151 trường hợp được công nhận hoàn thành tập sự.

Qua kiểm tra ngẫu nhiên hồ sơ, đoàn thanh tra đánh giá phần lớn hồ sơ được giải quyết đầy đủ thành phần, đúng thời hạn theo quy định.

Trong thời kỳ thanh tra, Sở Tư pháp đã tiến hành 11 cuộc thanh tra đối với 19 tổ chức hành nghề công chứng; 3 cuộc kiểm tra đối với 23 tổ chức.

Qua đó, xử phạt vi phạm hành chính tổng số tiền hơn 1,45 tỷ đồng; tước quyền sử dụng thẻ có thời hạn của 6 công chứng viên; chuyển 1 hồ sơ sang cơ quan công an do có dấu hiệu vi phạm hình sự.

Ngoài ra, Sở Tư pháp cũng đã thụ lý giải quyết 21 đơn tố cáo trong lĩnh vực công chứng, trong đó 2 vụ việc được đề nghị cơ quan công an điều tra vì có dấu hiệu vi phạm pháp luật hình sự.

Đoàn thanh tra cũng phát hiện một số vi phạm tại các tổ chức hành nghề công chứng như chưa mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đầy đủ theo quy định; công chứng viên không tham gia hoặc tham gia chưa đầy đủ bồi dưỡng nghiệp vụ hằng năm; một số sai sót trong việc lập sổ công chứng, chứng thực; vi phạm hành chính trong công chứng hợp đồng, giao dịch và chứng thực chữ ký.

Thanh tra TP nhận định các tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm trực tiếp, tuy nhiên Sở Tư pháp với vai trò cơ quan quản lý nhà nước cũng có một phần trách nhiệm trong công tác quản lý, kiểm tra, giám sát.

Một số tồn tại được Thanh tra TP Hà Nội chỉ ra là Sở Tư pháp chưa tham mưu xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của TP theo quy định của Luật Công chứng 2014.

Hiện nay, hệ thống quản lý chủ yếu mới dừng ở phần mềm UCHI – chương trình quản lý thông tin ngăn chặn và hợp đồng, giao dịch đã công chứng. Toàn bộ 122 tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn đã tham gia hệ thống này.

Tuy nhiên, theo văn bản của Bộ Tư pháp tháng 10/2025, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tại các địa phương được tạm dừng để xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất toàn quốc, do đó việc chậm triển khai tại Hà Nội cũng có yếu tố khách quan.

Từ kết quả thanh tra, Thanh tra TP kiến nghị UBND TP Hà Nội chỉ đạo Sở Tư pháp tổ chức họp rút kinh nghiệm đối với những tồn tại trong công tác quản lý nhà nước về công chứng; tăng cường hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; kịp thời phát hiện, chấn chỉnh và xử lý nghiêm vi phạm theo quy định của pháp luật.

Đồng thời, Sở Tư pháp phải báo cáo kết quả thực hiện kết luận thanh tra trong thời hạn 30 ngày kể từ khi nhận được kết luận.