Từ những tập hồ sơ giấy được lưu trữ theo phương thức truyền thống, Ban Tiếp công dân thành phố Hải Phòng đã từng bước hình thành kho dữ liệu điện tử với 20.279 đơn cùng tài liệu kèm theo được số hóa. Đằng sau những con số ấy là sự thay đổi trong cách tra cứu, xử lý đơn thư, góp phần nâng cao chất lượng tham mưu và phục vụ người dân.

Số hóa hồ sơ trong công tác tiếp công dân không đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử, mà còn là quá trình thay đổi phương thức quản lý, khai thác và sử dụng thông tin.

Tại Hải Phòng, công việc này được Ban Tiếp công dân thành phố triển khai từ năm 2021. Sau hơn 5 năm thực hiện, dữ liệu số hóa đã trở thành công cụ hỗ trợ thường xuyên trong công tác tiếp nhận, phân loại, theo dõi và tham mưu xử lý đơn thư.

Để hiểu rõ hơn những kết quả đạt được, cũng như tác động của việc số hóa hồ sơ đối với công tác tiếp công dân, phóng viên Báo Thanh tra đã có cuộc trao đổi với bà Trương Thị Hồng Trang, Phó Trưởng ban Tiếp công dân thành phố Hải Phòng.

- Hải Phòng đã triển khai số hóa hồ sơ trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư từ khá sớm. Nhìn lại chặng đường vừa qua, bà có thể chia sẻ những kết quả nổi bật và sự thay đổi trong phương thức quản lý hồ sơ tại Ban Tiếp công dân thành phố?

Bà Trương Thị Hồng Trang: Từ năm 2021, Ban Tiếp công dân thành phố đã bắt đầu triển khai quét, số hóa đơn thư và các tài liệu kèm theo. Cùng với đó, chúng tôi từng bước chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng hồ sơ điện tử để phục vụ việc tiếp nhận, phân loại và theo dõi quá trình xử lý đơn.

Phần mềm Quản lý đơn thư được tích hợp trên hệ thống Văn phòng điện tử Hpnet của UBND thành phố Hải Phòng, qua đó kết nối việc xử lý đơn với công tác ban hành, quản lý văn bản đến và đi.

Tính từ năm 2021 đến hết tháng 6/2026, Ban Tiếp công dân thành phố đã số hóa 20.279 đơn cùng hồ sơ, tài liệu kèm theo.

Cụ thể, năm 2021 số hóa 2.930 đơn; năm 2022 là 3.038 đơn; năm 2023 là 3.280 đơn; năm 2024 là 3.004 đơn; năm 2025 là 4.897 đơn và 6 tháng đầu năm 2026 là 3.130 đơn.

Điểm đáng chú ý là cùng với việc tạo lập hồ sơ điện tử, Ban Tiếp công dân thành phố đã thống nhất từ khóa tra cứu cho từng đơn, từng vụ việc, đồng thời tiếp tục quản lý, lưu trữ hồ sơ giấy theo quy định.

Nhờ đó, dữ liệu số hóa không chỉ phục vụ công tác lưu trữ mà đã trở thành công cụ hỗ trợ thường xuyên trong tra cứu, tổng hợp và tham mưu xử lý đơn thư.

- Với khối lượng hồ sơ lớn như vậy, hiệu quả của việc số hóa được thể hiện rõ nhất ở những khâu nào, thưa bà?

Bà Trương Thị Hồng Trang: Thay đổi rõ nhất là thông tin được tập hợp và khai thác thuận tiện hơn rất nhiều so với trước đây.

Nếu như trước kia, việc tìm kiếm thông tin chủ yếu dựa vào sổ theo dõi, hồ sơ giấy và sự nắm bắt của cán bộ phụ trách, thì hiện nay, công chức của Ban Tiếp công dân thành phố có thể tra cứu theo từ khóa trên hệ thống Hpnet.

Thông qua đó, cán bộ có thể đối chiếu đơn, tài liệu kèm theo và các văn bản liên quan để nắm được quá trình xử lý của từng vụ việc.

Việc tích hợp phần mềm Quản lý đơn thư với hệ thống quản lý văn bản cũng giúp hạn chế những thao tác nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại, đồng thời thuận tiện hơn trong việc theo dõi từ khâu tiếp nhận, phân loại đến ban hành văn bản.

Kho dữ liệu điện tử còn hỗ trợ công tác thống kê, tổng hợp báo cáo, hạn chế nguy cơ thất lạc hồ sơ. Đặc biệt, việc khai thác thông tin trở nên linh hoạt hơn khi cán bộ đi công tác hoặc tham dự các cuộc họp ngoài trụ sở.

Có thể nói, khối lượng 20.279 đơn được số hóa đã tạo thuận lợi đáng kể cho việc tra cứu, đối chiếu và quản lý quá trình xử lý, qua đó góp phần tiết kiệm thời gian và giảm các thao tác trong công việc.

- Đối với người dân, điều họ quan tâm không chỉ là hồ sơ được số hóa bao nhiêu, mà còn là việc đi lại, cung cấp tài liệu và theo dõi kết quả xử lý có thuận lợi hơn hay không. Vậy những lợi ích cụ thể được thể hiện như thế nào trong thực tế?

Bà Trương Thị Hồng Trang: Lợi ích trực tiếp là cơ quan tiếp nhận có thể tra cứu những tài liệu mà công dân đã cung cấp trước đó.

Chẳng hạn, khi người dân tiếp tục phản ánh về một vụ việc cũ, cán bộ có thể kiểm tra hồ sơ điện tử, lịch sử xử lý và các văn bản liên quan để nắm được tình trạng vụ việc.

Từ đó, cán bộ hạn chế được việc yêu cầu công dân phải nộp lại những tài liệu đã có và vẫn còn khả năng khai thác, sử dụng.

Khi thông tin được lưu trữ đầy đủ, việc giải thích, hướng dẫn công dân cũng có căn cứ hơn. Cán bộ có thể làm rõ đơn đã được tiếp nhận, chuyển đến đâu, cơ quan nào có trách nhiệm giải quyết và kết quả xử lý trước đó như thế nào.

Điều này góp phần hạn chế việc công dân phải đi lại nhiều lần chỉ để bổ sung những thông tin mà cơ quan đã có hoặc hỏi lại những nội dung có thể tra cứu từ hồ sơ.

Việc quản lý hồ sơ thống nhất cũng tạo thuận lợi cho sự phối hợp giữa các bộ phận và cơ quan liên quan.

Tuy nhiên, chúng tôi xác định rất rõ rằng, số hóa là công cụ hỗ trợ cán bộ phục vụ người dân tốt hơn, chứ không thể thay thế trách nhiệm trực tiếp lắng nghe, giải thích và hướng dẫn công dân.

- Không chỉ phục vụ việc xử lý từng đơn thư, kho dữ liệu điện tử còn có thể giúp cơ quan quản lý nhìn nhận tình hình trên phạm vi rộng hơn. Hải Phòng đang khai thác nguồn thông tin này như thế nào để phục vụ công tác tham mưu, chỉ đạo, thưa bà?

Bà Trương Thị Hồng Trang: Thông qua Hpnet và các sổ điện tử, Ban Tiếp công dân thành phố có điều kiện tổng hợp số lượng đơn, nội dung phản ánh, quá trình xử lý và kết quả giải quyết; đồng thời đối chiếu giữa các thời kỳ, rà soát những vụ việc công dân gửi đơn nhiều lần.

Đây là nguồn thông tin phục vụ công tác tham mưu quản lý, chỉ đạo.

Khi được chuẩn hóa, dữ liệu có thể hỗ trợ nhận diện những lĩnh vực, địa bàn phát sinh nhiều đơn; những vụ việc liên quan đến nhiều cơ quan hoặc đã trải qua nhiều bước xử lý nhưng vẫn tiếp tục được phản ánh.

Từ những dấu hiệu đó, cơ quan quản lý có thể lựa chọn nội dung cần tập trung rà soát, xác định nguyên nhân, trách nhiệm và biện pháp giải quyết phù hợp.

Thông qua đó, cơ quan chức năng có thêm thông tin để nhận diện những vụ việc có dấu hiệu gửi đơn nhiều lần hoặc có biểu hiện phức tạp.

Tuy nhiên, cũng cần phân biệt rõ giữa việc nhận diện dấu hiệu từ dữ liệu và đánh giá tính chất của một vụ việc. Để đánh giá một vụ việc đông người, phức tạp, cần xem xét đa chiều về nội dung, quá trình giải quyết và tính chất vụ việc. Dữ liệu số hóa chỉ cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình đánh giá, không tự nó quyết định một vụ việc có phải là vụ việc đông người, phức tạp hay không.

Tóm lại, trong bối cảnh Hải Phòng sắp xếp đơn vị hành chính, mở rộng địa bàn quản lý, dữ liệu điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc kế thừa thông tin, theo dõi vụ việc xuyên suốt và hỗ trợ phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị.

- Xin trân trọng cảm ơn bà!