(Thanh tra) - Thanh tra tỉnh Quảng Ngãi vừa công bố kết luận thanh tra hoạt động công chứng tại Văn phòng Công chứng Phạm Xuân Thu, chỉ ra một số thiếu sót trong trình tự, thủ tục công chứng đối với nhiều hồ sơ giao dịch, đồng thời kiến nghị chấn chỉnh và khắc phục theo quy định.
Kết luận thanh tra số 24/KL-TTR ngày 2/2/2026 của Chánh Thanh tra tỉnh Quảng Ngãi cho thấy, ngoài những mặt được ghi nhận, Văn phòng Công chứng Phạm Xuân Thu còn một số thiếu sót trong tổ chức hoạt động và trình tự, thủ tục công chứng, đồng thời kiến nghị chấn chỉnh, khắc phục theo quy định.
Theo kết luận thanh tra, trong thời kỳ thanh tra từ ngày 1/1/2024 đến 25/11/2025, Văn phòng Công chứng Phạm Xuân Thu đã giải quyết 13.827 hồ sơ công chứng.
Trong đó gồm: 317 hồ sơ văn bản thừa kế, di chúc; 4.044 hồ sơ hợp đồng thế chấp; 3.845 hồ sơ hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; 4.707 hồ sơ các loại việc khác; 143 hồ sơ hôn nhân gia đình; 2.580 việc chứng thực chữ ký.
Theo Thanh tra tỉnh Quảng Ngãi, toàn bộ hồ sơ công chứng trong thời kỳ này đều được cập nhật thông tin trên phần mềm Uchi theo quy định về quản lý dữ liệu công chứng.
Kết quả thanh tra cũng ghi nhận văn phòng cơ bản đảm bảo điều kiện tổ chức và hoạt động theo đăng ký, có trụ sở, cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu chuyên môn; thực hiện niêm yết nội dung hoạt động công chứng; ký hợp đồng lao động với người lao động; mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên.
Bên cạnh đó, đơn vị thực hiện báo cáo định kỳ, cập nhật và chia sẻ thông tin, tra cứu nguồn gốc tài sản trước khi thực hiện công chứng theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, qua kiểm tra, xác minh hồ sơ công chứng, cơ quan thanh tra cũng chỉ ra một số thiếu sót, vi phạm trong nghiệp vụ công chứng.
Cụ thể, có 1 trường hợp ghi ngày mở sổ công chứng chưa đúng quy định tại một quyển sổ công chứng năm 2024. Theo kết luận thanh tra, đây là thiếu sót nhưng chưa đến mức xem xét xử lý vi phạm hành chính.
Ngoài ra, thanh tra ghi nhận 20 trường hợp hợp đồng thế chấp có nhiều tờ nhưng việc đóng dấu giáp lai chưa đúng quy định, chưa bảo đảm yêu cầu về công tác văn thư.
Đáng chú ý, cơ quan thanh tra xác định 41 trường hợp công chứng văn bản khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản chưa phù hợp về trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật. Các thiếu sót chủ yếu liên quan đến thời điểm niêm yết, tiếp nhận yêu cầu công chứng và trình tự thực hiện.
Theo kết luận thanh tra, các hồ sơ này chưa phát sinh tranh chấp trên thực tế, tuy nhiên việc thực hiện chưa đúng trình tự có thể tiềm ẩn rủi ro pháp lý đối với giao dịch dân sự.
Bên cạnh đó, Thanh tra tỉnh Quảng Ngãi cũng chỉ ra: 5 trường hợp công chứng giấy ủy quyền chưa phù hợp quy định; 2 trường hợp phiếu yêu cầu công chứng có vết tẩy, xóa, sửa ngày yêu cầu; 1 trường hợp phiếu yêu cầu công chứng không ghi ngày, tháng, năm; 1 trường hợp không có chữ ký, họ tên người tiếp nhận hồ sơ; 2 trường hợp hợp đồng đặt cọc, thế chấp ký từng trang nhưng chưa đầy đủ.
Thay vì áp dụng biện pháp xử phạt, Thanh tra tỉnh Quảng Ngãi tập trung vào kiến nghị chấn chỉnh, khắc phục nghiệp vụ.
Theo đó, kết luận thanh tra yêu cầu ông Phạm Xuân Thu – Trưởng Văn phòng Công chứng, cùng các công chứng viên là ông Đặng Văn Bình và bà Nguyễn Thục Đoan nghiêm túc chấn chỉnh, rút kinh nghiệm đối với các thiếu sót đã được chỉ ra.
Đồng thời, yêu cầu Văn phòng Công chứng Phạm Xuân Thu thực hiện các biện pháp khắc phục như: Ghi ngày mở sổ công chứng đúng quy định; thực hiện đóng dấu giáp lai đúng quy định đối với hợp đồng nhiều trang; công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản đúng trình tự thủ tục; thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền theo đúng quy định; bảo đảm việc ký, điểm chỉ đầy đủ vào từng trang hợp đồng, giao dịch khi pháp luật yêu cầu.
Kết luận thanh tra cũng nêu trách nhiệm của Trưởng Văn phòng và các công chứng viên đối với những thiếu sót trong tổ chức và hoạt động của đơn vị.
Về nguyên nhân, ngoài yếu tố chủ quan là việc kiểm tra, đối chiếu hồ sơ chưa chặt chẽ trong một số trường hợp, cơ quan thanh tra cũng đề cập nguyên nhân khách quan liên quan đến việc triển khai các quy định mới của Luật Công chứng năm 2024 và các văn bản hướng dẫn.
Theo Thanh tra tỉnh Quảng Ngãi, việc phát hiện và kiến nghị khắc phục kịp thời các thiếu sót trong hoạt động công chứng nhằm bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật, nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng và tăng độ an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự của người dân.
