Thanh tra Chính phủ đang triển khai Đề án 06 giai đoạn 2026 - 2030, hướng tới hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

Trong tiến trình này, kinh nghiệm từ các địa phương đã triển khai số hóa hồ sơ là cơ sở thực tiễn để nhìn nhận những thuận lợi, khó khăn, nhất là yêu cầu chuẩn hóa, kết nối và bảo đảm an toàn dữ liệu.

Tiếp nối cuộc trao đổi với Báo Thanh tra về hiệu quả số hóa hồ sơ, lãnh đạo Ban Tiếp công dân thành phố Hải Phòng chia sẻ những vấn đề đặt ra trong quá trình kết nối dữ liệu và định hướng ứng dụng công nghệ thời gian tới.

- Thanh tra Chính phủ đang triển khai Đề án 06 giai đoạn 2026 - 2030, hướng tới hoàn thiện Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Từ thực tiễn tại Hải Phòng, bà đánh giá như thế nào về những thuận lợi và khó khăn khi thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu?

Bà Trương Thị Hồng Trang: Thuận lợi của Hải Phòng là đã có nền tảng số hóa hồ sơ, thống nhất từ khóa tra cứu và tích hợp phần mềm Quản lý đơn thư trên hệ thống Văn phòng điện tử Hpnet.

Cùng với đó, đội ngũ cán bộ cũng từng bước thích ứng với phương thức làm việc dựa trên dữ liệu. Đây là cơ sở để tiếp tục chuẩn hóa và hướng tới kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Tuy nhiên, thực tiễn triển khai cũng cho thấy không ít khó khăn.

Trước hết là khối lượng hồ sơ tích lũy lớn, trong đó vẫn còn những tài liệu giấy cần được chỉnh lý, hoàn thiện thông tin.

Một vấn đề khác là cách đặt tên, phân loại và cập nhật dữ liệu. Nếu những nội dung này chưa được thống nhất thì sẽ ảnh hưởng đến việc tra cứu, đối chiếu và kết nối giữa các hệ thống.

Bên cạnh đó, hồ sơ đơn thư chứa thông tin cá nhân và những nội dung cần được bảo vệ. Vì vậy, việc khai thác, chia sẻ dữ liệu đòi hỏi phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ.

Có thể thấy, để kết nối dữ liệu hiệu quả, không chỉ cần có hệ thống công nghệ mà còn phải quan tâm đến chất lượng, tính thống nhất của dữ liệu và các điều kiện bảo đảm an toàn thông tin.

- Từ những khó khăn đó, Ban Tiếp công dân thành phố Hải Phòng có đề xuất gì với Thanh tra Chính phủ để việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các địa phương và hệ thống quốc gia được triển khai thuận lợi, đồng bộ?

Bà Trương Thị Hồng Trang: Từ thực tiễn triển khai, Ban Tiếp công dân thành phố Hải Phòng đề xuất Thanh tra Chính phủ hướng dẫn thống nhất về cấu trúc dữ liệu, danh mục dùng chung, mã định danh vụ việc, tiêu chuẩn kết nối và quy trình cập nhật.

Đây là những nội dung cần thiết để phục vụ việc chuẩn hóa và kết nối dữ liệu giữa các hệ thống.

Đối với quá trình chuyển đổi, làm sạch dữ liệu, chúng tôi cho rằng cần có lộ trình phù hợp với điều kiện của từng địa phương.

Trong đó, nên ưu tiên những thông tin thường xuyên được sử dụng, đồng thời có hướng dẫn cụ thể đối với hồ sơ lịch sử chưa được chỉnh lý đầy đủ.

Bên cạnh yêu cầu về kỹ thuật, cần xác định rõ trách nhiệm cập nhật, kiểm tra chất lượng dữ liệu; bố trí nguồn lực cho công tác chỉnh lý hồ sơ, vận hành hệ thống và bồi dưỡng kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ.

Việc chuẩn hóa không chỉ nhằm phục vụ kết nối mà còn giúp dữ liệu được khai thác, sử dụng thuận tiện và hiệu quả hơn trong thực tiễn công tác.

- Hồ sơ tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo thường chứa nhiều thông tin cá nhân và nội dung cần bảo vệ. Theo bà, yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin cần được đặt ra như thế nào khi mở rộng kết nối, chia sẻ dữ liệu?

Bà Trương Thị Hồng Trang: Chúng tôi cho rằng an toàn thông tin phải được bảo đảm ngay từ khâu thiết kế hệ thống, chứ không chỉ đặt ra khi dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ.

Theo đó, cần thực hiện các giải pháp phân quyền theo vị trí công tác, xác thực người dùng, mã hóa phù hợp, lưu vết khai thác, sao lưu và có phương án khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố.

Đặc biệt, việc chia sẻ dữ liệu phải đúng thẩm quyền, đúng mục đích và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bí mật nhà nước.

Đối với hồ sơ đơn thư, yêu cầu bảo vệ thông tin càng cần được quan tâm bởi dữ liệu không chỉ phục vụ công tác quản lý mà còn liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích của công dân.

Vì vậy, kết nối và chia sẻ dữ liệu cần được thực hiện song song với các giải pháp kiểm soát việc khai thác, sử dụng thông tin.

- Trí tuệ nhân tạo đang mở ra nhiều khả năng hỗ trợ xử lý và khai thác dữ liệu. Với đặc thù công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư, Hải Phòng có định hướng nghiên cứu ứng dụng AI vào những nhiệm vụ cụ thể nào?

Bà Trương Thị Hồng Trang: Ban Tiếp công dân thành phố định hướng nghiên cứu ứng dụng AI có kiểm soát vào những nhiệm vụ cụ thể.

Chẳng hạn, AI có thể được nghiên cứu ứng dụng để nhận dạng ký tự từ hồ sơ quét, trích xuất thông tin, phân loại sơ bộ, phát hiện những đơn có nội dung tương tự, hỗ trợ tra cứu và tổng hợp báo cáo.

Khi dữ liệu bảo đảm chất lượng, AI còn có thể hỗ trợ nhận diện xu hướng, những dấu hiệu của vụ việc phức tạp để cơ quan có thẩm quyền xem xét sớm.

Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng đây là định hướng nghiên cứu ứng dụng có kiểm soát. Việc sử dụng công nghệ phải gắn với chất lượng dữ liệu và yêu cầu bảo vệ thông tin.

- Nếu AI được ứng dụng sâu hơn trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn thư, theo bà, đâu là nguyên tắc cần bảo đảm để công nghệ thực sự phát huy vai trò hỗ trợ mà không ảnh hưởng đến trách nhiệm của cán bộ và cơ quan có thẩm quyền?

Bà Trương Thị Hồng Trang: Trước hết, kết quả do AI tạo ra phải được kiểm tra và những thông tin nhạy cảm phải được bảo vệ.

AI có thể hỗ trợ nhận diện, phân loại sơ bộ, tra cứu và tổng hợp thông tin, nhưng không thay thế việc xem xét, đánh giá và quyết định của con người.

Việc đánh giá nội dung, xác định thẩm quyền, quyết định hướng giải quyết và ban hành quyết định vẫn thuộc trách nhiệm của cán bộ, cơ quan có thẩm quyền.

Đây là yêu cầu cần được bảo đảm trong quá trình nghiên cứu, ứng dụng công nghệ vào lĩnh vực tiếp công dân, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Suy cho cùng, mục tiêu cuối cùng của việc chuẩn hóa, kết nối dữ liệu cũng như nghiên cứu ứng dụng AI là nâng cao chất lượng công tác tham mưu và phục vụ người dân tốt hơn.

- Xin trân trọng cảm ơn bà!