Theo kết luận thanh tra, tại thời điểm thanh tra, công tác tổ chức cán bộ Viện Kiểm định Quốc gia Vắc xin và Sinh phẩm y tế đã thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện công tác tổ chức cán bộ cơ bản theo các quy định hiện hành, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Y tế.
Tuy nhiên, còn một số tồn tại, hạn chế: Viện không có hồ sơ rà soát quy hoạch chức danh Viện trưởng, Phó Viện trưởng năm 2018; không có hồ sơ rà soát quy hoạch chức danh lãnh đạo các khoa, phòng, trung tâm các năm 2018, 2019.
Viện còn chậm rà soát, sửa đổi đề án vị trí việc làm theo quy định (Nghị định số 106/2020/NĐ-CP ngày 10/9/2020 của Chính phủ) để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Đến tháng 12/2021, viện còn 28 hợp đồng lao động làm chuyên môn, không đúng với quy định tại Nghị định số 161/2018/NĐ-CP ngày 29/11/2018 của Chính phủ. Viện đã ký 28 hợp đồng lao động làm chuyên môn, vượt quy định 15 hợp đồng chuyên môn so với đề án vị trí việc làm được phê duyệt 120 viên chức (hiện đang có 107 viên chức). Có những hợp đồng chuyên môn ký cho 1 người trong vòng 12 tháng, nhưng ký liên tục trong 4 năm liền, là không đúng theo Nghị quyết 102/NQ-CP ngày 3/7/2020 của Chính phủ về giải pháp đối với biên chế sự nghiệp giáo dục và y tế.
Qua kiểm tra số các quyết định với nội dung là điều chuyển viên chức, nhưng thực tế ở sổ đăng ký công văn đi của viện lại ghi nội dung khác, không phải nội dung là điều chuyển viên chức.
Sổ đăng ký công văn đi của viện từ năm 2018 - 2021 cho thấy: Toàn bộ các sổ đăng ký công văn đi còn ghi thiếu nhiều các thông tin như nơi nhận văn bản, người nhận bản lưu, hiện tượng chèn các số văn bản rất nhiều, chèn số của năm này vào năm khác, để cách số, để trống các trang ghi số văn bản, các số ghi không liền mạch liên tục theo quy định.
Về công tác đào tạo, kết luận thanh tra nêu rõ, viện xây dựng cơ cấu giá chưa đúng với quy định hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.
Đối với công tác quản lý, sử dụng công trình xây dựng cơ bản, theo báo cáo và qua kiểm tra ghi nhận của đoàn, thời gian từ thời điểm viện đăng tải thông báo mời thầu đến thời điểm phát hành hồ sơ mời thầu là 10 ngày làm việc (từ ngày 21/5/2019 đến ngày 3/6/2019), chậm 6 ngày so với quy định.
Về công tác đầu tư xây dựng cơ bản, tại thời điểm thanh tra, đoàn thanh tra phát hiện gói thầu XL-TB01/2020 biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành để thanh toán không có xác nhận của chủ đầu tư. Gói thầu TV 03/2020, quy trình thực hiện việc lựa chọn nhà thầu theo phương thức chỉ định thầu rút gọn đối với gói thầu TV 03/2020 của Viện Kiểm định Quốc gia Vắc xin và Sinh phẩm y tế không đúng so với quy định tại Điều 56 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ về quy trình chỉ định thầu rút gọn.
Biên bản thương thảo Hợp đồng số 24/2020/HĐ-TVXD không ghi căn cứ pháp lý, không điền thời gian lập biên bản, không ghi thời gian kết thúc thương thảo, không thực hiện theo mẫu biên bản thương thảo hợp đồng.
Kết quả thanh tra cũng cho thấy, quy chế chi tiêu nội bộ do viện xây dựng, chưa phản ánh về việc thu tiền hủy vắc xin cho đơn vị bên ngoài. Chưa có căn cứ thông qua biên bản, nghị quyết của hội đồng công nhân viên chức, biên bản của lãnh đạo đơn vị, cấp ủy và các đại diện phòng, ban của viện.
Ngoài ra, các quyết định bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ như 909/QĐ-KĐQG; 889/QĐKĐQG; 792/QĐ-KĐQG; 442/QĐ-KĐQG không có văn bản thông qua các cuộc họp cấp ủy, lãnh đạo, công đoàn, đại diện các phòng, ban của viện. Viện chưa thực hiện trích lập tạo nguồn cải cách tiền lương theo quy định của Bộ Tài chính.
Về quản lý thu, chi tiền mặt, kết luận thanh tra cũng nêu rõ, đơn vị chưa xây dựng định mức tồn quỹ, thực hiện khóa sổ quỹ tiền mặt cuối ngày, đối chiếu số liệu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két.
Viện đã ban hành bảng giá nghiên cứu đặc tính kít lâm sàng trên kít sinh phẩm chẩn đoán SARS CoV-2, nhưng chưa nêu các căn cứ văn bản đầy đủ để xây dựng giá áp dụng cho từng dịch vụ.
Chứng từ thanh toán liên quan đến việc hủy vắc xin năm 2018, 2020 và 2021 của viện (quyết định tổ hủy, danh sách vắc xin, kinh phí…) không đúng thành phần trong quyết định thành lập hội đồng hủy vắc xin.
Thu phí kiểm định của các đơn vị có sản phẩm kiểm định chưa đúng với định mức và cơ cấu giá do viện quy định tại Quyết định số 104/QĐ-KĐQG ngày 9/3/2020.
Cơ cấu xây dựng giá các lớp đào tạo chưa phù hợp, cụ thể: Chi phí quản lý chung là 2,1 triệu đồng, trong giá thu là 3 triệu đồng, chiếm 70% giá thu. Như vậy, về cơ cấu xây dựng giá không đúng với quy định hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.
Công tác tổ chức, tiếp nhận quản lý hồ sơ, hủy, thu hồi và cấp giấy chứng nhận, giấy xác nhận, kết quả thanh tra khẳng định hầu hết các quy trình thao tác chuẩn (SOP) không có sơ đồ tổng thể các bước thực hiện, không quy định thời gian thực hiện của từng bước.
Các SOP sau khi ban hành bản cập nhật mới đã hủy các phiên bản cũ (SOP hủy vắc xin SOP KĐQG-56, SOP quy định tải dữ liệu lên server SOP KĐQG-29…), chưa theo quy định tại Khoản 6, Điều 7, Thông tư số 11/2018/TT-BYT ngày 4/5/2018. SOP KĐQG-39 quản lý rủi ro, các khoa, phòng chưa thực hiện đánh giá rủi ro để gửi QMS làm đầu mối thực hiện.
Đặc biệt, năm 2018, 2020 và 2021, khi hủy vắc xin sinh phẩm, viện đã không thực hiện các bước như đã nêu trong quy trình do viện xây dựng.
Năm 2021, viện tổ chức hủy vắc xin, sinh phẩm, không thống nhất về thời gian tiến hành hủy và địa điểm hủy…
Thanh tra Bộ Y tế đề nghị Viện Kiểm định Quốc gia Vắc xin và Sinh phẩm y tế nghiêm túc khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên và xem xét xử lý vi phạm đối với tổ chức, cá nhân để xảy ra vi phạm.
Theo yêu cầu của Thanh tra Bộ Y tế, Viện Kiểm định Quốc gia Vắc xin và Sinh phẩm y tế rà soát, sửa đổi đề án vị trí việc làm theo quy định tại Nghị định số 106/2020/NĐ-CP ngày 10/9/2020 của Chính phủ. Nghiêm túc thực hiện công tác quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý viện. Thực hiện chế độ báo cáo về công tác PCTN, báo cáo việc triển khai thực hiện quy tắc ứng xử theo quy định.
Rà soát, xây dựng cơ cấu xây dựng giá đúng với quy định tại mục m, khoản 2, Điều 5 của Thông tư 36/2018/TT-BTC ngày 30/3/2018 hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức. Sửa đổi, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm đảm bảo bao quát hết nguồn thu, nhiệm vụ chi, phù hợp với thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, khuyến khích tăng thu, tiết kiệm chi phí.
Thực hiện các nội dung chi từ các nguồn quỹ đúng quy định, đúng tính chất nguồn, tránh tình trạng lạm dụng quỹ. Đồng thời, thu hồi số tiền theo chứng từ thanh toán liên quan đến việc hủy vắc xin năm 2018, 2020 và 2021 của viện (quyết định tổ hủy, danh sách vắc xin, kinh phí…) không đúng quy định….