Điều 8 quy định, lãnh đạo, chỉ đạo, tổ chức công tác TCD của đơn vị mình, căn cứ quy định của pháp luật về TCD để ban hành nội quy TCD; phối hợp chặt chẽ với cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan trong việc TCD; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định của pháp luật trong công tác TCD; bảo đảm an toàn, trật tự trong việc TCD.

Trực tiếp TCD trong trường hợp cần thiết và chỉ đạo việc xem xét, giải quyết các KN, TC, kiến nghị, phản ánh của công dân; khi TCD, nếu vụ việc rõ ràng, cụ thể và thuộc thẩm quyền thì phải có ý kiến trả lời công dân. Nếu vụ việc phức tạp, chưa trả lời ngay được thì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan (nếu cần) để xem xét và trả lời công dân.

Những ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh, người có thẩm quyền trong việc giải quyết các KN, TC, kiến nghị, phản ánh tại nơi TCD phải được thông báo bằng văn bản đến các bộ phận liên quan để triển khai thực hiện. Việc TCD của lãnh đạo BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện phải ghi chép đầy đủ vào sổ TCD và được lưu giữ tại nơi TCD; nhập vào hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy tính để quản lý, theo dõi (nếu có).

Người làm nhiệm vụ TCD phải có phẩm chất đạo đức tốt, có ý thức trách nhiệm, khách quan, công tâm, am hiểu chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước và nắm vững các quy định về BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

Khi TCD, người TCD phải bảo đảm trang phục chỉnh tề, có đeo thẻ công chức, viên chức hoặc phù hiệu theo quy định; có thái độ đúng mực, tôn trọng công dân, lắng nghe, tiếp nhận đơn KN, TC, kiến nghị, phản ánh, ghi chép đầy đủ, chính xác nội dung công dân trình bày; giải thích, hướng dẫn công dân chấp hành chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật, kết luận, quyết định giải quyết đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan có thẩm quyền; hướng dẫn công dân đến đúng cơ quan hoặc người có thẩm quyền giải quyết; tiếp nhận và chuyển đơn đến văn thư cơ quan theo quy định và thông báo kết quả xử lý để công dân biết; giữ bí mật họ, tên, địa chỉ, bút tích của người TC; yêu cầu người vi phạm nội quy nơi TCD chấm dứt hành vi vi phạm; trong trường hợp cần thiết, lập biên bản về việc vi phạm và yêu cầu cơ quan chức năng xử lý theo quy định của pháp luật; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan để thủ trưởng cơ quan TCD; thực hiện nhiệm vụ khác do người phụ trách địa điểm TCD giao.

Người TCD được từ chối tiếp người đến nơi TCD trong các trường hợp: Người trong tình trạng say do dùng chất kích thích, người mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình; người có hành vi đe dọa, xúc phạm cơ quan, tổ chức, đơn vị, người TCD, người thi hành công vụ hoặc có hành vi khác vi phạm nội quy nơi TCD; người KN, TC về vụ việc đã giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn nhưng vẫn cố tình KN, TC kéo dài.

Điều 11 quy định, khi TCD, người TCD đề nghị công dân giới thiệu họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có) để xác định họ là người tự mình thực hiện việc KN, TC, kiến nghị, phản ánh hay là người được ủy quyền.

Trường hợp người KN ủy quyền cho luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý thực hiện việc KN thì người TCD yêu cầu luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý xuất trình thẻ luật sư, thẻ trợ giúp viên pháp lý và giấy ủy quyền; trường hợp công dân hoặc người được ủy quyền, người đại diện theo pháp luật cho cá nhân, tổ chức không vi phạm Điều 10, người TCD tiến hành việc TCD; trường hợp vi phạm Điều 10, người TCD từ chối TCD và giải thích rõ lý do từ chối tiếp. Trường hợp công dân không có giấy ủy quyền hợp lệ hoặc việc ủy quyền không theo đúng quy định, người TCD không tiếp nhận hồ sơ vụ việc và phải giải thích rõ lý do, hướng dẫn công dân làm các thủ tục cần thiết theo quy định.

Khi công dân trình bày và có đơn nêu nội dung rõ ràng, đầy đủ theo quy định, người TCD tiếp nhận thông tin, tài liệu, chứng cứ kèm theo và cần xác định rõ nội dung vụ việc, yêu cầu của công dân để xử lý. Nếu nội dung đơn không rõ ràng, chưa đầy đủ, người TCD đề nghị công dân viết lại đơn hoặc bổ sung vào đơn những nội dung chưa rõ, còn thiếu.

Trường hợp công dân trình bày vừa có nội dung KN, vừa có nội dung TC hoặc kiến nghị, phản ánh, người TCD hướng dẫn công dân viết thành đơn riêng; trường hợp công dân trình bày mà không có đơn thì người TCD hướng dẫn công dân viết đơn. Nếu công dân trình bày trực tiếp thì người TCD ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung công dân trình bày; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị công dân ký tên hoặc điểm chỉ vào sổ TCD.

Khi công dân cung cấp các thông tin, tài liệu, bằng chứng có liên quan nếu thấy cần thiết thì người TCD phải kiểm tra, đối chiếu với bản chính, nhận bản phô tô và viết giấy biên nhận.

B.B.Đ